Заместитель начальника управления/начальник отдела корреспонденции и документооборота

15 Июня

от 84 000 до 100 000 руб.

Партнерские Вакансии

Город:

Кострома

Занятость:

Полная занятость

Опыт:

Нет опыта

Компания "Администрация Костромской области"

Обязанности:

организовывать качественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;
распределять должностные обязанности между гражданскими служащими и лицами, замещающими должности, не являющиеся должностями гражданской службы;
организовывать разработку проектов должностных регламентов и должностных инструкций подчиненных сотрудников отдела и представлять их в управление государственной службы и кадровой работы администрации Костромской области для согласования;
принимать участие в планировании работы Управления, отдела;
готовить проекты резолюций поручений к поступившим в адрес губернатора Костромской области документам;
совершенствовать организацию и условия труда гражданских служащих и иных сотрудников отдела, необходимые для исполнения возложенных на них обязанностей;
участвовать в подготовке правовых актов;
участвовать в подготовке методических материалов по совершенствованию делопроизводства и деятельности отдела с применением прогрессивных технологий документационного обеспечения Управления и электронного документооборота;
участвовать в разработке предложений в рамках своей компетенции по направлениям деятельности Управления, отдела;
участвовать в проверках ведения делопроизводства в подразделениях аппарата администрации Костромской области и исполнительных органах Костромской области;
готовить справки, аналитические материалы, статистические отчеты по направлениям деятельности отдела;
контролировать качественное и своевременное выполнение поручений, данных гражданским служащим и другим сотрудникам отдела по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
оказывать методическую помощь государственным гражданским служащим и другим категориям граждан по вопросам своей компетенции;
организовывать в пределах своей компетенции единое документационное обеспечение деятельности аппарата администрации Костромской области в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота;
организовывать в пределах компетенции Управления функционирование единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в администрации Костромской области в части регистрации, учета и сопровождения правовых актов, договоров (соглашений), документов, образующихся в деятельности губернатора Костромской области и администрации Костромской области;
организовывать работу по приему, регистрации входящей корреспонденции, поступившей в адрес губернатора Костромской области, администрации Костромской области, согласно Инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области (в случае обнаружения нарушений составлять акт о нарушениях), постановке ее на контроль и своевременному направлению исполнителям документов в соответствии с резолюциями губернатора Костромской области;
представлять корреспондентам, государственным гражданским служащим подразделений аппарата администрации Костромской области устную информацию о прохождении и состоянии рассмотрения служебной корреспонденции, поступившей в адрес губернатора Костромской области, администрации Костромской области;
организовывать работу по подготовке и представлению информации о состоянии рассмотрения и прохождении служебной корреспонденции в виде справок, перечней губернатору Костромской области (по отдельному поручению), первому заместителю губернатора Костромской области, заместителям губернатора Костромской области, управляющему делами администрации Костромской области, руководителям подразделений аппарата администрации Костромской области;
организовывать подписную кампанию в аппарате администрации Костромской области на периодические издания;
контролировать формирование текущего архива документов, поступивших в отдел, законченных делопроизводством, с последующей их передачей на хранение в архив администрации Костромской области;
обеспечивать контроль и сверку информации об объеме направленной корреспонденции за месяц с показателями регистра франкировальной машины и сведениями журнала учета введенных денежных средств
обеспечивать представление сверенной информации об объеме отправленной корреспонденции за месяц начальнику Управления;
обеспечивать направление информации об остатке денежных средств в автоматизированной информационной системе дистанционного управления франкировальными машинами (далее – АИС ФМ) и необходимости зачисления денежных средств на лицевой счет в АИС ФМ с учетом предполагаемого объема франкирования почтовых отправлений и тарифов на оказание услуг общедоступной почтовой связи по пересылке письменной корреспонденции в финансово-экономический отдел администрации Костромской области;
контролировать сохранность документационного фонда отдела.